كم عدد طلبات الإجازة؟ تخزين وثائق الموظفين
أهم قسم هيكلي للمشروع -خدمة الافراد. غالباً ما يقوم الأخصائيون الذين يعملون هناك بإصدار أوامر مختلفة ، كما يقومون أيضًا بتنظيم تخزينهم ودورانهم. وتشمل أكثر المستندات المطلوبة في نظام تداول المستندات أوامر الإجازات. ما هي الفروق الدقيقة في تشكيلها؟ ما هي شروط تخزين الأوامر ذات الصلة التي تحددها التشريعات التنظيمية؟
ما هي الوثائق التي تتضمن طلبات الإجازات؟
قبل النظر في مسألة عدد أوامر الإجازات ، سنقوم بدراسة الوثائق التي تتعلق بها من حيث تصنيف وثائق الشركات داخل الشركة.
وفقا للنهج المقبولة عموما ، فإنيعزى بشكل قانوني لأوامر على الموظفين. يتم تجميع هذه المصادر على أساس الخصائص المشتركة في الحالات الفردية. يمكن تجميع وثائق الموظفين في نماذج موحدة وفي تلك التي يتم تطويرها من قبل المؤسسة بشكل مستقل.
الحالات التي تجمع بين نفس النوع من الأوامر ، لايجب أن تجمع المستندات التي تختلف بشكل كبير من حيث التخزين. النظر في كيفية تصنيف المصادر ذات الصلة وفقًا لهذا المعيار.
قائمة شروط تخزين وثائق الموظفين
هناك وثائق الأفراد التي هي ضروريةالحفاظ على لفترة طويلة. في نفس الوقت ، لا يهم في الشكل التنظيمي والقانوني الذي تعمل فيه الشركات. لذلك ، ينص القانون على وجوب الاحتفاظ ببعض الوثائق لمدة 75 عامًا. وتشمل هذه ، على وجه الخصوص:
- أوامر لقبول الموظفين للعمل ؛
- أوامر لفصل العمال.
هناك مصادر يمكن تخزينها لفترة أقصر بكثير - لمدة 5 سنوات. تشمل وثائق الموظفين هذه ما يلي:
- أوامر للعطلات.
- تعليمات حول رحلات العمل.
وهكذا ، فإن العمر الافتراضي لجميع أوامر الإجازة كنسخة من أوامر الأفراد هي 5 سنوات.
هذه هي ميزات التشريعات التنظيمية. معرفة عدد طلبات الإجازة ، من الضروري لأي متخصص في خدمة الموظفين أن يحافظ بشكل صحيح على وثائق موظفي الشركة. وبالتالي ، يمكن أن يشمل اختصاص هؤلاء الأخصائيين أيضًا ضمان سلامة المصادر ذات الصلة.
الحالات التي تنطوي على أوامر لتوفيرالعطل السنوية ، يمكن ، بدوره ، أن تصنف إلى فئات منفصلة على أساس توافر أسباب إضافية لهذا. على سبيل المثال ، مع الأخذ في الاعتبار الهيكل التنظيمي للمؤسسة ، وتوزيع الموظفين من قبل الإدارات والأقسام التابعة للشركة.
لذلك ، نحن نعرف الآن عدد الأوامر التي يتم الاحتفاظ بهالقضاء اجازة - خمس سنوات. ولكن هناك عدد من الميزات التي تميز الإجراء للعمل مع المستندات المتعلقة بالإفراج عن الموظفين. سيكون من المفيد لدراستها.
تنظيم العمل مع وثائق الموظفين في المؤسسة: الفروق الدقيقة
بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن التشريعاتلم يتم بعد اعتماد اللوائح التي تحدد إجراءات تنظيم دوران المستندات المعنية. تحدد كل منظمة بشكل مستقل أو ربما ، مع مراعاة توصيات السلطات العليا ، العمل مع المصادر ذات الصلة. من أجل تحسين العمل مع وثائق الموظفين ، ولا سيما تلك المتعلقة بإصدار عطلات الموظفين ، يمكن استخدام أشكال موحدة مختلفة.
العمل مع وثائق عطلة: الفروق الدقيقة
إذا تحدثنا تحديدًا عن المستندات ذات الصلة بالعطلة ، فيوصى الخبراء بتخزينها ، مع الأخذ في الاعتبار التصنيف:
- على المستندات المتعلقة بالإجازات المدفوعة الأجر ؛
- طلبات لأنواع أخرى من العطلات.
يمكن استخدام المجلات المختلفة لتنظيم تداول الوثائق ذات الصلة:
- تسجيل طلبات الإجازات ؛
- تحديد طلبات النقل ، استدعاء الموظفين من الإجازة.
في الوقت نفسه ، يتم حفظ المجلات ذات الصلة في شكل ورقي.
أي أمر - لإجازة الأمومة ، للتعليم ،العقد الرئيسي - يجب إصداره على أساس مستند آخر. يمكن أن تحتوي هذه المصادر أيضًا على أوقات تخزين خاصة. أيضًا ، من المنطقي تصنيفها حسب مجموعات مختلفة من أجل تحسين سير عمل الموظفين.
تنظيم تخزين وثائق الأفراد: الفروق الدقيقة
دعونا ننظر الآن ميزات المنظمةتخزين سجلات الموظفين. واحدة من المهام الرئيسية لأخصائي مختص هنا هي تشكيل الحالات. من المهم في قرارها تطوير ، أولاً وقبل كل شيء ، قائمة شروط تخزين الوثائق المتعلقة بتلك المجموعات أو غيرها. يجب أن يكون لكل مصدر المتطلبات اللازمة. إذا لم يستوف مستند معين المتطلبات المحددة ، فمن غير المستحسن إدراجه في الحالة.
عند تنظيم تخزين مستندات الموظفين ، يمكن للمسؤول المسؤول استخدام قوائم قياسية مختلفة للمعلومات حول المصادر ذات الصلة أو استخدام المعايير الداخلية.
أعلاه قدمنا أمثلة من الوثائق التي يمكنيجب الاحتفاظ بخمس سنوات (على وجه الخصوص ، الإجازات هي أوامر لهذا) ، وكذلك تلك التي يجب أن تضعها المنظمة في المحفوظات لفترة أطول بكثير. يمكن تنظيم دوران مصادر من النوع الثاني من خلال اللوائح الداخلية الإضافية. لذا ، إذا كان سيتم تخزين المستند لمدة 75 عامًا ، يمكن للشركة تطبيق القواعد ، والتي بموجبها يتم نقل وثائق الموظفين إلى الأرشيف لوضعها على المدى الطويل. في المقابل ، لا تحتاج المستندات التي تبلغ مدتها 5 سنوات في العديد من الحالات إلى نقلها إلى الأرشيف. يمكن وضعها في محمية أخرى ، ولكن في نفس الوقت يمكن الوصول إليها بسهولة من أجل التعرف السريع على الوثائق ذات الصلة بالمكان.
عنصر هام من سير العمل هو المخزون. هم ، على وجه الخصوص ، يمكن للشركات استخدام فقط عند نقل الحالات إلى أرشيف المنظمة.
سيكون من المفيد النظر في تسلسل إجراءات أخصائي الموظفين عند إعداد وثائق الإجازة.
تسجيل وثائق الإجازة: التحقق من أساس الطلب
كما أشرنا أعلاه ، فإن أوامر ذات الصلةيتم نشر نوع على أي أساس. يجب أن يتم التحقق. بشكل عام ، هذا هو الجدول المعتمد لإجازة الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استكمال هذا المصدر من خلال تطبيق شخصي للموظف من أجل الإجازة.
يتم إعداد الجدول المقابل معيجوز لأحكام قانون العمل في الاتحاد الروسي ، واجبات موظف شؤون الموظفين وتشمل التحقق من إجراء لتشكيل هذه الوثيقة للامتثال لمعايير قانون العمل. إذا تم تجميع الجدول بشكل صحيح واستكماله مع مصادر أخرى ، يتم إصدار أمر لإجازة الموظف. يمكن ملاحظة أن الشركة يمكن أن تعتمد المعايير ، والتي وفقا لها ، يجب أن تنعكس تفاصيل الجدول الزمني والمستندات المكملة في السجلات الخاصة. يمكن تنفيذ هذا الإجراء لتحسين دوران الموظفين في المؤسسة (في حال كان عدد موظفي الشركة كبيرًا بما فيه الكفاية).
تنفيذ وثائق الإجازة: إصدار أمر
الآن ، في الواقع ، عن أوامر لقضاء العطلة. لغرض تسجيلها ، يمكن استخدام النماذج الموحدة ، مثل T-6 أو T-6a ، أو النماذج داخل الشركات. وفي الوقت نفسه ، يمكن تقديم أمر عطلة المدير والوثيقة المقابلة المعدة لموظف عادي في هيكل مماثل. من وجهة نظر قانون العمل هم نفس النوع من الوثائق. ولكن ، بالطبع ، من المنطقي توزيعها في حالات مختلفة في حفظ سجلات الموظفين: من المرجح أن يتم إعداد أوامر للموظفين العاديين في كثير من الأحيان أكثر من وثيقة لرئيس الشركة.
تنفيذ الأمر: الفروق الدقيقة
يتميز ملء نموذج طلب العطلة بعدد من الفروق الدقيقة. لذلك ، عند حل هذه المشكلة ، يحتاج موظف شؤون الموظفين إلى:
- تحديد نوع الإجازة وفقا لقواعد التشريع أو اللوائح المحلية للمشروع ؛
- تعكس فترة العمل الصحيحة عند إصدار أمر الإجازة السنوية.
يجب أن يتم توقيع أمر الإجازة الجاهزة من قبل رئيس المؤسسة ، ما لم يمنح الموظفون المختصون في المؤسسة ، مثل رئيس قسم شؤون الموظفين ، صلاحيات مماثلة.
بالطبع ، يجب أن تكون هذه الصلاحيات رسميةيتم إصلاحها في قانون معياري محلي منفصل. لنشرها ، ينبغي مرة أخرى ، رئيس المنظمة ، وتفويض الكفاءات ذات الصلة لموظف معين. وفي المقابل ، يصرح الشخص المرخص له بإصدار أوامر الأفراد وفقا للإجراء المتبع ، بحقيقة التعارف مع هذا المعيار المحلي ويأخذ على عاتقه قائمة ببعض الالتزامات المتعلقة بتنفيذ السلطات ذات الصلة.
تسجيل الوثائق للعطلة: تسجيل الطلب
يجب أن يكون أمر الإذن الجاهزةمسجل في خدمة الموظفين. لهذه الأغراض ، يتم استخدام مجلة خاصة في التقسيمات الهيكلية الهيكلية ذات الصلة للمؤسسات. وفي الوقت نفسه ، يمكن إجراؤه بعدة نسخ ، وهو ما يرجع إلى نهج خدمة الموظفين لتصنيف الوثائق ذات الصلة بإجازة الموظف. ولكن إذا لم يكن لدى موظفي الشركة حاجة صغيرة وكبيرة لتوزيع وثائق الموظفين لمجموعات مختلفة ، فيمكن الاحتفاظ بالجريدة في نسخة واحدة.
تسجيل الطلبات: الفروق الدقيقة
في بيئة الخبراء ، هناك وجهة نظر وفقا لذلكتسجيل الطلب هو شرط إلزامي لدخول القوة القانونية. وهذا يعني ، أن التوقيع على وثيقة من قبل رئيس الشركة لهذا قد لا يكون كافياً.
عند التسجيل ، وأوامر لتوفيرالأعياد السنوية وغيرها من الوثائق التي تنتمي إلى الفئة ذات الصلة ، والحصول على رقم فريد على أساس المصدر يتم تضمينه في نظام سير العمل الداخلي للشركات. تحدد المنظمة إجراء تعيين هذا الرقم بمفردها. كقاعدة ، مع الأخذ في الاعتبار التسلسل الزمني لتشكيل أوامر خدمة شؤون الموظفين للإجازة.
مدة الصلاحية من سجل الطلب
أعلاه نظرنا في عدد الاوامر المخزنةفي اجازة. يتم أيضًا تحديد فترة محددة للإيداع لسجلات المستندات ذات الصلة - فهي 3 سنوات من تاريخ إدخال معلومات حول آخر طلب للإجازة ، والذي يتم تسجيله في المجلة. بالإضافة إلى هذه المصادر ، يمكن إنشاء مجلات مساعدة أخرى في المؤسسة في إطار خطوط معينة من نشاط خدمة الأفراد لتحسين دوران المستندات في الشركة. يمكن تحديد إجراءات ملء المستندات ذات الصلة من خلال تشريعات محلية منفصلة تصدرها إدارة المؤسسة.
سائق المنظمة ، وتفويض ذات الصلةالكفاءة لموظف معين. وفي المقابل ، يصرح الشخص المرخص له بإصدار أوامر الأفراد وفقا للإجراء المتبع ، بحقيقة التعارف مع هذا المعيار المحلي ويأخذ على عاتقه قائمة ببعض الالتزامات المتعلقة بتنفيذ السلطات ذات الصلة.
