تصنيف الوثائق: المعايير الأساسية

لفهم عدد كبير من السهلوثائق ، وضعت قواعد خاصة لتجميع وتصميمها ، والتصنيفات المختلفة ، فضلا عن الأشكال والأساليب المناسبة للعمل معهم.

تجدر الإشارة إلى أن تصنيف الوثائقمهم للغاية لأنه يساعد على إبراز خصائصها المحددة ويجعل استخدامها ممكنًا بشكل أكثر عقلانية. وهي واحدة من أقدم المشاكل ونهاية المشكلات التي لم يتم الانتهاء منها ، والتي بدأ تطويرها في أواخر الستينات فقط. معظم المناهج لتوزيع الوثائق على مجموعات فردية لم تكن تتعلق في السابق إلا بخصائص محددة فيما يتعلق بمجال النشاط أو علم معين. وفي الآونة الأخيرة فقط كان هناك تصنيف متعدد الأوجه للوثائق المستندة إلى المعلومات ومكونات المواد.

يمكن تقسيم جميع المستندات وفقًا للمعايير التالية:

1. ظروف عملها في الفضاء والزمان. نأخذ بعين الاعتبار انتظام النشر (الدوري وغير الدوري) ، ووقت الظهور (الأصلي ، الأصلي ، النسخ ، النسخة المكررة) ، مكان الإصدار (الإقليمي ، الوطني أو الأجنبي) ؛

2. مكون المعلومات.

• إيلاء الاهتمام لمحتوى ومستوى تعميم المعلومات (الوثائق الأولية والثانوية) ؛

• يتضمن تصنيف الوثائق الأبعاد الخاصة بالمعلومات المسجلة فيما يتعلق بالحجم (التنسيق) وعدد الصفحات (الحجم) ؛

• الفصل وفقا لكيفية النظر إلى المعلومات (يمكن قراءة الوثائق من قبل شخص أو تتطلب معدات تقنية خاصة) ؛

• ويشمل هذا التصنيف للوثائق أيضًا طابع الوسائل الرمزية التي يتم من خلالها تسجيل المعلومات (النماذج النصية وغير النصية) ؛

• من خلال طريقة تسجيل البيانات تميزت بخط اليد ، مطبوعة ، الميكانيكية ، المغناطيسية ، التصوير الفوتوغرافي ، البصري ، الليزر ، وكذلك الوثائق الإلكترونية.

3. المكون المادّي ، الذي يتضمن معايير معيّنة (على سبيل المثال ، مادة حاملة المعلومات ، بالإضافة إلى شكلها وتصميمها).

تجدر الإشارة إلى أن توزيع الوثائق للمجموعات الفردية في المحتوى والشكل يسمح لك بتنظيم العمل معه بشكل أكثر فعالية.

تجدر الإشارة إلى أنه حتى الآنكما يوجد تصنيف مماثل لوثائق المحاسبة ، يأخذ في الاعتبار محتواه ومكانه وترتيبه ، والغرض منه ، وكذلك طريقة الاستخدام.

يشمل تصنيف مستندات المحاسبة التقسيم الفرعي التالي إلى أنواع:

• اعتمادا على الغرض - الإدارية والتنفيذية ، إجراءات المحاسبة أو مجتمعة ؛

• في ترتيب التجميع - الابتدائي والملخص.

• وثائق داخلية وخارجية

• من خلال استخدام - المتاح والتراكمية ؛

• اعتمادا على المحتوى - النقدية والتسوية والمواد.

يجب أن أقول أن هذا التصنيف يشملالعديد من المعايير وهي واسعة للغاية ، وبالتالي فإن كل وثيقة ترتبط بمجموعات مختلفة في وقت واحد ، ولكن يمكن تمييزها بميزات معينة واستخدامها فقط في المجال ذي الصلة.