ما هي التسمية في العمل المكتبي؟
لإجراء أعمال مكتبية بشكل صحيح ،من الضروري معرفة ما هي التسمية. وفقًا للتعريف ، يشير المصطلح إلى قائمة الأجزاء والمواد والبنى التي استخدمها الإنتاج ، والتي تم تجميعها وفقًا لنظام معين. عند تجميع مثل هذه القائمة ، يتم تعيين رمز للأرقام أو الحروف أو تركيبة أبجدية رقمية - رقم التسميات لكل من هذه المواد.
في إدارة الحالة ، تسمية الحالاتقائمة منهجية من أوراق العمل (أو الحالات) التي يتم وضعها في سياق عمل منظمة. تحدد التسمية مدة الاحتفاظ بالأوراق المالية ، وبأي ترتيب للتسجيل. على سبيل المثال ، في المدارس الثانوية (الجيمنازيوم) يتم حفظ المجلات المدرسية من قبل المعلم الرئيسي لمدة 5 سنوات أخرى بعد التخرج.
الوظائف الرئيسية
المهمة الرئيسية في صياغة مسميات القضايا -جعل عمل الجهاز الإداري أكثر مثالية وإنتاجية والتخلص من التشويش البيروقراطي. الحل السريع والنوعي للعديد من المشاكل ، يعتمد نشاط المنظمة بأكملها غالبًا على ترتيب تخزين المستندات ، ومدى سهولة العثور عليها عند الطلب ، وكيف يتم تصنيفها وتنظيمها بكفاءة. لا يسمح التصنيف الصحيح بالعمل بسرعة مع المستندات فحسب ، بل يسهل أيضًا العمل مع الأرشيفات والمحفوظات.
دعونا ننظر إلى أمثلة على ما هو تسمية القضايا ، وفي أي المجالات أكثر فعالية.
- تنظيم الوثائق - عندما تكون الوثائقتستخدم في أي حال (وضع العقود ، وإبرام الصفقات ، واستكمال القضية الجنائية ، وتقرير إدارة التخطيط ، وما إلى ذلك) ، ثم الخروج من الاستخدام النشط غادروا ، وفقا لتسمية ، يتم تخزينها في المنظمات في ترتيب معين. وهذا ينطبق على كل من المستندات الورقية والوثائق الإلكترونية المخزنة في قاعدة بيانات الكمبيوتر.
- محتوى المعلومات عن المدةيتم الاحتفاظ بالوثيقة كم من الوقت يمكن أن تكون فعالة. كل حالة مدرجة في التسميات لها شروطها الخاصة للحفاظ على الوثائق المدرجة فيه. وكلما كانت الوثيقة أكثر قيمة وأهمية ، كلما طالت مدة صلاحيتها. أي ، عند العمل مع الوثائق في القضية ، يقومون بتقييمها على الفور - نوع من فحص القيمة. هذا يساعد والعمل مع القضية نفسها.
- تأمين فهرسة الحالات. غالبًا ما يتم استخدام تسمية الحالة في عملية تسجيل المستندات ، ويصبح مؤشر الحالة في الحالة الطبيعية جزءًا لا يتجزأ من رقم تسجيل المستند. يمكن ملاحظة ذلك في المخزون عندما يكون هناك مخزون في المصنع أو في المؤسسة.
- يقوم بدور المرجع عند دراسة الهيكل التنظيمي للمؤسسة ، إلخ.
- يعتبر العمل المكتبي هو الأساس لقائمة الحالات التي لها فترة تخزين دائمة أو مؤقتة.
- يستخدم كعينة ، مخطط لإنشاء خزانة الملفات وإشارة إلى المستندات المستخدمة.
هكذا ، معرفة جيدة بما هوالتسميات والمهارات في العمل معها ضرورية في أي منظمة أو مؤسسة ، في المؤسسة. يجب أن تغطي التسمية النشاط الوثائقي بأكمله للمؤسسة.
تصنيف التسميات
التسميات لديها معاييرها ومتطلباتها الخاصة للتصميم ، لا يمكن انتهاكها. وهي موضحة في منهجيات وتعليمات خاصة بشأن حفظ السجلات.
من المعتاد التمييز بين ثلاثة أنواع من مصطلحات الأعمال:
- نموذجيا.
- مثالا يحتذى به.
- فرد ، وضعت لمنظمة معينة.
ما هو المصطلح هو نموذجية ، فمن الواضح من العنوان - هذه هي الوثائق المعيارية ، فإنها تحدد تكوين الحالات المستخدمة في المنظمات من نوع واحد.
التسميات التقديرية مخصصة لـإنشاء تركيبة تقريبية للحالات التي تبدأ في تنظيم المنظمة ، حيث يتم توزيع هذه التسمية. مثل هذه العينات من إدارة السجلات ليست معيارية ، ولكنها توصية. ميزة مميزة هي أنه في وثائق من هذا النوع يتم الإشارة إلى المؤشرات.
يتم تطوير التسميات الكتابية النموذجية والمثالية من قبل المنظمات العليا لمنظماتها الفرعية.
التسميات الفردية - المتقدمةلمؤسسة محددة ومع مراعاة خصوصية أنشطتها. يتم استخدام النموذج أو النموذج النموذجي للعينة ويتم إجراء التغييرات اللازمة فيها.
