ملاحظة الخدمة ، إجراءات الكتابة والتسجيل

وظائف وهدف

ملاحظة الخدمة هي شكل من أشكال الداخليةالمراسلات ، حسب المحتوى ، قد تكون معلوماتية أو استباقية أو تقارير. يحدد الخطوط العريضة لمواقف الأعمال من وحدة مستقلة أو زعيم في أي قضية. قد تحتوي مذكرة المكتب على اقتراحات أو طلبات وتوجه إلى أي مدير ، بما في ذلك أعلى.

التوقيع والتسجيل

يتم توقيع مذكرات الخدمة من قبل الرئيس المباشر للوحدة. في الجزء السفلي من الركن الأيسر ، يجب على المؤدي إظهاره. هناك قال تهجئة اسمه ورقم هاتف الاتصال.

في الوحدات الهيكلية ، المذكراتالتسجيل في برنامج تداول المستندات الإلكتروني. يتم تعيين رقم لها ، وإرسالها إلى الوحدات في شكل ورقي وعلى الوسائط الإلكترونية. يتكون الترقيم من فهرس القسم ورقم التسجيل.

تاريخ المذكرة هو وقت تسجيله. يتم إرسالها الأصلي مع قرار الشخص الرئيسي في الرأس. يتم إرجاع نسخة من المذكرة للفنان.

مجموعة متنوعة من ملاحظات الخدمة

مذكرة التفاهم هي نوع من المذكرة الموجهة إلىالزعيم المباشر. يتم وضع مذكرة عندما يكون من الضروري التعبير عن رأي الشعبة أو الرئيس حول قضية محددة وتقديم مقترحات محددة.

اعتمادا على الغرض ومضمون مذكرات مذكرة يمكن أن تكون سباقة (في شكل التعليقات والاقتراحات) أو الإبلاغ (على نتائج التفتيش ، في رحلة عمل).

التاريخ أو الفترة الزمنية التييجب تسليط الضوء على المعلومات المسجلة في المذكرة في سطر منفصل ، متضمن في العنوان أو في بداية النص. يتم توقيع مذكرة من قبل المؤلف-المجمع.

نطاق ملاحظات الخدمة

نص جزء من المذكرة والتقريرمن المستحسن أن تتكون الملاحظة من جزأين. الجزء الأول منه - يجب أن يتكون من الحقائق التي كانت بمثابة ذريعة لكتابته ، والثاني - من المقترحات والاستنتاجات ذات الصلة في هذا الموضوع.

يمكن أن تحتوي كل وثيقة قيد التطوير على سؤال واحد فقط. الاستثناءات هي البروتوكولات والأوامر والخطط والتقارير وتلخيص الوثائق.

يجب أن تتضمن المذكرةمعلومات مبررة ، ذكرت بموضوعية ، لفترة وجيزة ، بكفاءة ، بوضوح ودون تكرار غير مبرر. يتكون جزء النص في شكل نص متين أو جدول أو استبيان أو مجموعة من هذه النماذج.

يجب أن النص المستمر المعقدة من أي وثيقةتتألف من معلومات منسقة من الناحية المنطقية والنحوية بشأن الإجراءات في الإدارة ، والتي تنعكس في الأحكام والقواعد والقواعد والوثائق الإدارية ذات الصلة.

يجب أن تكون ملاحظة الخدمة إلزاميةالمتطلبات وأمر التنسيب الدائم: المؤلف واسم المؤسسة ورمزها والفهرس والتاريخ والعنوان والنص الرئيسي والتأشيرة وتوقيع المنفذ ومذكرة عن تنفيذ الوثيقة واتجاهها في القضية.

يجب تلخيص عنوان المذكرة. إذا كان المستند يتعلق بعدة مشاكل ، فيمكن تعميم العنوان.

قواعد التصرف

ملاحظات الخدمة موجهة إلى المنظمات ،الإدارات أو مدير معين داخل المؤسسة. في وثيقة موجهة للعديد من المنظمات موحدة، تشير عموما المرسل إليه. يجب ألا تحتوي مذكرة الخدمة على أكثر من 4 مستلمين.

استنتاج

جميع المعلومات الصادرة في نطاق الخدمةيجب تقديم ملاحظة عند الطلب وإرسالها رسميًا فقط. يجب أن يتم التوقيع والمصادقة على المعلومات المقدمة من قبل المدير الذي يؤثر نطاق نشاطه.

جميع المذكرات هي واجبة تخضع للتاريخ. إن تاريخ الوثيقة وأي علامات خدمة عليها هي مستلزمات لا غنى عنها لأي مستند.