التقارير الإدارية: الأساس لتجميعها

تقارير الإدارة هي وثيقة ،تعكس العمليات الرئيسية التي نفذتها المؤسسة في الفترة المشمولة بالتقرير. ولكل منظمة الحق في تحديد العناصر المكونة لمثل هذه الوثيقة بشكل مستقل. أساسا ، تركز التقارير على مستخدميها ، والمحتوى يعتمد على متطلباتهم ونوع المعلومات التي تهمهم.

ومع ذلك ، كما هو الحال مع أيهناك مبادئ أساسية يستند إليها إعداد التقارير الإدارية. بادئ ذي بدء ، يجب أن تفي بمبدأ البساطة. ليس من الضروري زيادة تحميل المستند بمعلومات غير ضرورية وغير ضرورية لمستخدم معين ، فمن الضروري تضمين المؤشرات المهمة فقط. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تحديد حجمه بوضوح ، على سبيل المثال ، ورقة واحدة من شكل A3. سيساعد هذا أيضًا على تحديد الحقائق الأكثر إثارة وإثارة للاهتمام. ولكن الشيء الرئيسي: يجب أن تخضع إدارة التقارير لمبدأ الكفاءة ، أي أن المحتوى يجب أن يسمح للمستخدم باتخاذ إجراءات فعالة لتحسين أنشطة المؤسسة. ببساطة ، يجب أن تكون المعلومات المقدمة في الوقت المناسب.

سيسمح رسم منتظم لمثل هذه الوثيقةرئيس الشركة واثق في كفاءة تشغيل الشركة في المستقبل ، حيث سيقوم الموظفون بالتصرف وفقًا للتعليمات المتقدمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المتخصص أداء جميع الأعمال لإكمال التقرير خلال الفترة المحددة. في الوقت نفسه ، يجب أن تكون جميع المعلومات واضحة لمدير الرابط المحدد الذي تم إعداده من أجله. إن تقارير الإدارة المكتوبة بشكل صحيح والمكتوبة تعكس بشكل كامل أنشطة المؤسسة ولا تثير ظهور قضايا إضافية.

منذ إدارة المؤسسة يمكننفسها لتحديد محتوى هذه الوثيقة ، ثم يتم اختيار شكل الحكم الخاص بها أيضا وفقا لتقديرها. بشكل مشروط ، هناك ثلاث طرق لعرض المعلومات: رسومية ونصية وفي شكل جدول. كقاعدة ، يعتمد الخبير على المستخدم. على سبيل المثال ، بالنسبة إلى كاتب الحسابات ، فإن أكثرها ملاءمة وفهمًا هو تقرير جدولي ، ويمكن تقديم جميع التصحيحات والتوضيحات في شكل ملاحظة نصية. في حين أنه من الأسهل على أي مستثمر أو محلل تقييم الوضع باستخدام الرسوم البيانية.

بشكل منفصل أريد أن أتحدث عن التوقيتالإبلاغ ، لأن هذا العامل يحدد أهميته ، وبالتالي ، توقيت القرارات المتخذة. لذلك ، عادة ما يتم استخدام التقسيم إلى حسابات قصيرة ومتوسطة الأجل ، وهناك أيضًا حساب دوري. ويشمل هذا الأخير عرض المؤشرات التي تسمح بتطوير أنشطة محددة لفترة طويلة ، أي تحديد الأهداف الاستراتيجية للشركة.

الوثيقة تعكس بشكل كاملديناميكية للمشروع ، تعتبر التقارير الإدارة قصيرة الأجل. ومثالها هو في شكل مجموعات يومية وأسبوعية من المؤشرات ، تقوم على أساسها بتطوير أنشطة محددة للفترة المقبلة. المستخدمين الرئيسيين في هذا المستوى هم المديرين المتوسطين.

تقارير الإدارة المتوسطة الأجليصنع شهريا. فهو لا يحتوي فقط على مؤشرات الفترة الماضية ، بل أيضًا القيم المتوقعة للنشاط المستقبلي. يتم تقديمها بشكل أساسي إلى فريق الإدارة ، حيث يمكنهم اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى إدخال بعض التعديلات على عملية الإنتاج. يمكن أن تقدم هذه الوثيقة مساعدة كبيرة للشركة وتؤثر بشكل فريد على النتيجة المالية بشكل إيجابي. بعد كل شيء ، يرى المديرون والمديرون ما يمكن توقعه من الفترة المستقبلية مع الحفاظ على المواقف السابقة.